商务英语写作格式有哪些，商务英语写作具体格式

随着社会的发展，不管是在职场中，还是定居国外，英语的份量是越来越重要了。今天就我的经验来给大家说说商务英语写作格式有哪些，分享丨商务英语写作的基本格式／结构／内容，商务英语写作MEMO，商务英语写作具体格式，商务英语写作的基本格式／结构／内容，商务英语写作:商务写作中比较重要的句子！，英文的商务书信格式到底是什么样子的？??。

我写点关于写作的内容，我说要不写一下怎么在工作中和难搞的客户斗智斗勇，流畅厉害的商务邮件应该怎么写？一些有趣的英语文化啊，如何反转不利局势啊这种实务的内容如何？在写格式和结构内容之前，我先跟大家明确一下商务写作的基本概念。 对于很多人来说，可能没有实际的商务工作经验，所以刚接触商务写作会比较懵，你需要先把自己催眠成为一个商务环境中的职场人士。*步你要做的就是，了解你的写邮件对象。我们经常为了自己要写的内容感觉痛苦，我们编写复杂的电子邮件，报告看起来也很一般，大部分时候我们的努力并没有让我们的内容更容易阅读。了解一段文字的目的是为了给你一种方向感。 撰写商业报告应遵循特定的格式; 例如，公司内部经常往来的电子邮件可能简短而不正式，但客户电子邮件或演示文稿*要遵循礼貌，内容清晰和简洁这样的准则。你的收件人就是你的指南针; 你首先要换位思考，如果你是收件人，你想要知道的内容是什么？这样会大大缩小你写作的范围。你在邮件和报告中使用的语言风格和词汇等都符合你收件人的实际情况和当下的情景，这不仅仅是邮件内容有效性的问题，还体现着你的沟通技巧。你能不能水岸的运用你的沟通能力和不同的收件人沟通，让对方理解并给予你有效的回复。完成沟通的目标。第二步你应该在内容和风格方面更加注意。你的文章有没有按照商务写作基本特征和规则进行组织？简单的语言 你写邮件也好，写报告也好写计划书也好，你的目的只有一个，就是把你的观点轻松快速的传达给你的观众。而要完成这一个目的，我认为多使用主动语态，选择常用的短单词避免使用过多形容词。我们来看两句话:"We’d love to be of " “We’d love to assist you.” 你认为在商务写作中，哪一句话更合适？答案是哪句更直接，更高效和易于理解的那就是你要的答案。简洁！ and Brevity是商务写作中非常重要的一个原则，因为你的收件人和观众无法浏览多个报告页面以获取他们所寻求的信息。所以请尊重你收件人的时间，他们需要的是能够轻松访问重要信息。什么叫做简洁呢？（1）紧紧围绕着你的主题（2）专注于事实（3）你的写作主旨要避免歧义，清楚的交代事情（4）建议你选择简短的单词举个例子:will you be kind enough to 和 please你会选择哪个？当然是please！ 和 和 try 和 help 在商务写作中二选一你选哪个？我们选用简短有效的单词组成句子，每个句子不要超过20个词，如果情况允许越直观的表述越好，可视化优于数字（5）避免不必要的修饰比如形容词和副词，还有那些which／that的从句明确的区分开观点和事实这两方面的内容应该在你的商业写作中明确区分。确保读者能够分辨什么时候你阐述的是事实，什么时候你阐述的是你个人的观点。强烈建议大家要注意这个原则，这样在实际工作中你可以避免很多的误解，保证你的写作不会含糊不清。你的目的只有一个你的每一次商务写作交流都应该是有明确的目的，你需要努力不要偏离这个目的。一次把一个问题讲透，而不是什么都讲。如果您通过电子邮件向同事发送后续电子邮件，请不要在同一封电子邮件中包含超过三个不相关的请求，在实务中也是要特别注意。如果你的收件人需要在冗杂的信息中来回摸索才知道你想表达什么？那你这个文章就认真失败了，你想一下，如果一个hr在给新员工培训的时候，说的不清不楚，之后的工作如何可能开展顺畅？第三步 通过选用格式让你的表达更加高效请你尽可能的通过使用标题，项目符号，编号和其他格式化功能（粗体，斜体，不同的颜色），来帮助阅读者更佳轻松浏览和扫描文本。 但要切记，这些highlight不要太过分！太多分散注意力的视觉元素会将焦点从信息中转移，注意力转移对你来说没有好处。这个原则适用于所有的商务写作，无论是电子邮件，报告还是，遵循格式会让你的写作更加清晰高效。如有可能，尽量用可视化的图形或图表来替换枯燥的文本。第四步你的商务文章发出去之前一定要认真修改校对！从*稿到你最终的提案，中间一定会经历几次修改和校对。一个好的商务写作一定不会有语法和词汇错误，还有标点符号你也要注意！你提交之前要确保多次阅读保证你的文章的流畅性和可读性，没有令人尴尬的错误。你可以选择通过在线拼写检查器来进行纠正。考试也是一样，确保语法和单词的正确是基本要求。如果一封商务信函错误连篇，写信的人给人留下的印象会非常不好。我们来看个小例子:Maruko and Daniel are good friends of chirs and I.这个句子有没有错误？低级错误不要犯！第五步 不要忘记你的态度和观点这是商业写作中很少被强调的部分，我们建议大家写作的时候多换位思考，可是了解你的读者和他们想要的东西是不足够的，你写作的目的其实还是为了你自己的诉求得到传达并得到良性的回应。通过换位思考，站在对方的角度想问题，你的文章很可能更容易得到积极的回应，此时你把收件人当作来你的焦点，当对方是焦点的时候，你的提议更有节能得到对方积极的回应，帮助，支持，参与和采取行动。而基于你自己观点出发的表述，用词才会真正的推动着对方朝着你期望的方向前进，让你变得可信，营造出良好的氛围。 以上就是关于务英语写作的基本格式／结构／内容，希望对你们有帮助！

MEMO August 16, 2005To: The leader of student service From: Li Ming Subject: Telephone Dear Sir, I would like to remind you that we are in want of a telephone for each dormitory. As a student, we need to cope with the daily with teachers, friends and people outside the campus. We need a telephone to get and send message, which is important for us. Though most of us have mobile phones and e-mail address, a telephone in the dormitory is after all the most and cheapest tool of . I hope that you will pay attention to this problem and solve it as soon as . Yours,Li Ming 希望能够帮到楼主

非信件类，每一段空一行，每段开头不需要空格，顶格写。 如果是信件类，首先称呼也是顶格写，空一行开始写正文。正文开头顶格写，写完一段空一行，再顶格开始写下一段。 落款顶格写，即写完正文后，空一行然后在最左边落款。

对于很多学生来说，可能没有实际的商务工作经验，所以刚接触商务写作会比较懵，你需要先把自己催眠成为一个商务环境中的职场人士。那么，商务英语写作的基本格式／结构／内容是怎么样的呢？*步你要做的就是，了解你的写邮件对象。我们经常为了自己要写的内容感觉痛苦，我们编写复杂的电子邮件，报告看起来也很一般，大部分时候我们的努力并没有让我们的内容更容易阅读。了解一段文字的目的是为了给你一种方向感。 撰写商业报告应遵循特定的格式; 例如，公司内部经常往来的电子邮件可能简短而不正式，但客户电子邮件或演示文稿*要遵循礼貌，内容清晰和简洁这样的准则。你的收件人就是你的指南针; 你首先要换位思考，如果你是收件人，你想要知道的内容是什么？这样会大大缩小你写作的范围。你在邮件和报告中使用的语言风格和词汇等都符合你收件人的实际情况和当下的情景，这不仅仅是邮件内容有效性的问题，还体现着你的沟通技巧。你能不能水岸的运用你的沟通能力和不同的收件人沟通，让对方理解并给予你有效的回复。完成沟通的目标。第二步 你应该在内容和风格方面更加注意。你的文章有没有按照商务写作基本特征和规则进行组织？简单的语言 你写邮件也好，写报告也好写计划书也好，你的目的只有一个，就是把你的观点轻松快速的传达给你的观众。而要完成这一个目的，我认为多使用主动语态，选择常用的短单词避免使用过多形容词。我们来看两句话:"We’d love to be of " “We’d love to assist you.” 你认为在商务写作中，哪一句话更合适？答案是哪句更直接，更高效和易于理解的那就是你要的答案。will you be kind enough to 和 please你会选择哪个？当然是please！ 和 和 try 和 help 在商务写作中二选一你选哪个？我们选用简短有效的单词组成句子，每个句子不要超过20个词，如果情况允许越直观的表述越好，可视化优于数字（5）避免不必要的修饰比如形容词和副词，还有那些which／that的从句明确的区分开观点和事实这两方面的内容应该在你的商业写作中明确区分。确保读者能够分辨什么时候你阐述的是事实，什么时候你阐述的是你个人的观点。强烈建议大家要注意这个原则，这样在实际工作中你可以避免很多的误解，保证你的写作不会含糊不清。你的目的只有一个你的每一次商务写作交流都应该是有明确的目的，你需要努力不要偏离这个目的。一次把一个问题讲透，而不是什么都讲。如果您通过电子邮件向同事发送后续电子邮件，请不要在同一封电子邮件中包含超过三个不相关的请求，在实务中也是要特别注意。如果你的收件人需要在冗杂的信息中来回摸索才知道你想表达什么？那你这个文章就认真失败了，你想一下，如果一个hr在给新员工培训的时候，说的不清不楚，之后的工作如何可能开展顺畅？第三步 通过选用格式让你的表达更加高效请你尽可能的通过使用标题，项目符号，编号和其他格式化功能（粗体，斜体，不同的颜色），来帮助阅读者更佳轻松浏览和扫描文本。 但要切记，这些highlight不要太过分！太多分散注意力的视觉元素会将焦点从信息中转移，注意力转移对你来说没有好处。这个原则适用于所有的商务写作，无论是电子邮件，报告还是，遵循格式会让你的写作更加清晰高效。如有可能，尽量用可视化的图形或图表来替换枯燥的文本。第四步你的商务文章发出去之前一定要认真修改校对！从*稿到你最终的提案，中间一定会经历几次修改和校对。一个好的商务写作一定不会有语法和词汇错误，还有标点符号你也要注意！你提交之前要确保多次阅读保证你的文章的流畅性和可读性，没有令人尴尬的错误。你可以选择通过在线拼写检查器来进行纠正。考试也是一样，确保语法和单词的正确是基本要求。如果一封商务信函错误连篇，写信的人给人留下的印象会非常不好。第五步不要忘记你的态度和观点这是商业写作中很少被强调的部分，我们建议大家写作的时候多换位思考，可是了解你的读者和他们想要的东西是不足够的，你写作的目的其实还是为了你自己的诉求得到传达并得到良性的回应。通过换位思考，站在对方的角度想问题，你的文章很可能更容易得到积极的回应，此时你把收件人当作来你的焦点，当对方是焦点的时候，你的提议更有节能得到对方积极的回应，帮助，支持，参与和采取行动。而基于你自己观点出发的表述，用词才会真正的推动着对方朝着你期望的方向前进，让你变得可信，营造出良好的氛围。

英语写作是一项不小的挑战，尤其是商务英语的写作部分。怎样写出让判卷老师满意的作品呢?怎样保证自己在行文过程中逻辑通顺，语言清晰，精彩纷呈呢?怎样才能让我们提升商务英语写作水平呢?大家可以先来看看下面这些关键的句子。　　1. There are some good reasons for...　　这是一个用来分析原因的句型。我们看下面的例子:　　人民生活状况改善的原因有两点。首先，我们一直在贯彻执行改革*政策。其次，国民经济正在迅速发展，而且出生率已经得到控制。　　There are two reasons for the in people's living . In the first place, we have been carrying out the reform and opening-up policy. Secondly, there has been a rapid expansion of our national economy. , the birth rate has been put under control.　2. My to deal with the problem are as follows. In the first place, ... Secondly, ... Finally, ...　　这是一个提出建议的句型。我们看下面这段文字是如何使用这个句型的:　　我对解决这个问题的建议如下。首先，迫在眉睫的是建立自然保护区。其次，有些濒临灭绝的珍稀野生动物应该收捕、人工喂养并繁殖。*，对于捕猎珍稀野生动物的人必须严惩。　　My to deal with the problem are as follows. In the first place, it is urgent to create nature reserves. Secondly, certain rare wild animals that are going to be extinct should be collected, fed and . Finally, those who hunt them must be punished severely.　3. It is important (necessary, urgent, difficult, easy, expensive, desirable, advisable, , ) for sb. to do sth.　　这是一个用来发表意见的句型。我们看看下面的例文:　　人们希望建立更多的医院、购物中心、娱乐中心、电影院和其他公用设施来满足人民日益增长的需求。　　It is desirable to build more hospitals, shopping centers, centers, cinemas and other public to meet the growing needs of . As a popular saying goes " has two sides."　　这是一个用来引起利弊分析的句型。看看下面的文段是怎么运用它的:　　常言道:“事物总是一分为二的”。如今人们从科技发明中得到越来越多的好处。另一方面，科技进步也给我们带来了许多麻烦。现在许多*的人民饱尝公害之苦。　　As a popular saying goes, " has two sides." Now people are more and more from and . On the other hand, the progress of science and is bringing us a lot of trouble. People in many countries are suffering from public . For example　　举例阐述最常用的就是这个了。此外还有for instance, let's take ... for example. 例文如下:　　就拿汽车为例。汽车不仅污染城市空气，而且使城市拥挤不堪。此外，汽车造成许多交通事故。汽车所产生的噪音使居住在街道两旁的居民日夜不得安宁。　　Let's take cars for example. They not only pollute the air in cities, but make them crowed. , they cause a lot of traffic accidents. The noise made by cars disturbs the residents living on both sides of streets all day and night.　　6. It is generally believed that ... accepted　　引证观点的常用句型。我们看看下面的例文是怎么使用这个句型的:　　人们普遍认为，在发达*人口增长的主要原因与其说是出生率的上升，还不如说是由于医疗保健的改善的使死亡率下降了。　　It is generally believed that the chief reason for the increase in in developed countries is not so much the rise in birth rates as the decline in death rates as a result of the in medical care.　　这些句子希望大家能够仔细研究学习，这是商务英语中经常会遇到的典型句型。希望大家能够好好的把握。商务英语学习过程中如果遇到什么疑问，可以来沪江网寻找答案，这里的培训辅导课程也已经开课了，有需要的朋友千万不要错过哦!

在外贸业务当中，英文信件和英文邮件是必须要掌握的技能，但是很多人对于英文书信的格式并不是很灵光。以至于每一次写信或者写邮件的时候，常常为了小小的格式上脑筋。这里简单地说一下英文书信的几种格式。希望能够帮到有需要的朋友。在开篇之前，先简单说说英文书信到底是个啥套路。我在其他的文章中曾经说过，写作的本质上其实也是一种交流，我们可以把写作这种交流看成是面对面交流的一种变体。写作的整个过程其实也是像面对面说话一样。一个人通过语言的方式发出一系列的信息，另一个人接收这样的信息，同时做出一定的反馈。一般而言，写作是一种比面对面交流更为严肃的交流方式。我们这里以书信为例，我们在写书信的时候，其实整个交流过程缺失了一些要素，比如说面对面交流的眼神，语气，表情，动作等等。所以这些缺失的因素，在书信的写作过程当中，就要用语言来弥补。比如你需要用语言表明你的语气，你的态度，你的尊重，你的庄重。比如你通过书信在和别人交流的时候，你首先要让别人知道你是谁，来自于哪里，这样一来就产生了书信当中的信头，一般在信头当中，你会自报家门，说明自己是谁，来自于哪里。这其实就像面对面对话一样，有的时候你先要向对方介绍自己是谁。而这体现在英文的商务信函之中，就是信头。信头就包括你自己的相关信息，公司名称电话地址等等，信头在英语的商务信函当中是很重要的一个部分，也几乎是任何正式文件的要求之一。你在英语*办事情的时候，他们很可能让你提交有你单位信头并且有公章和签字的cover letter等等。所以体现在信的具体形式当中就是，写信人的地址什么的在最上方，因为这个是收信人*看见的部分，这个部分我们说了可以是信头的一部分。 在这个的下面才是收信人的地址，或者我们叫做inside address。在自报家门之后，你需要说明这封信是写给谁的，于是就出现了称呼。称呼也就相当于两个人在面对面的时候先和别人打招呼。你在和人打完招呼之后，就开始切入正题。所以，商务信函，在打完招呼之后，也就是在称呼之后，就开始写信函的正文。做完之后一般都会有一些结束的敬语，就是我们通常所说的. Your sincerely, Yours truly, Yours .之类的话。在这些话下面，在落款写上自己的名字。如果是纸质信函的话，还需要有个签名。*这几个步骤和面对面交流有所不同。面对面交流，在结束的时候，一般不会再说一遍我是谁，或者给对方留个签名。但是这些已经是商务信函的固定部分了。这里引用一个关于写作的网站上的说法，简单说明一下几种英文信件的格式。Full-block style: 或者有人叫做齐头式，我倒是觉得英文的原文反而能更反映出这种格式的真正含义，全块状的格式，文字和段落排成整齐的块状。这种格式很简单直白，版式美观，容易掌握，崇尚实用主义的美国人一般都会采用这样的格式。因为这样很简单，很容易操作，刚刚进入职场的新手很容易就能记住这样的格式。而现在，大多数商业信函都遵循这样的风格，因为它没有任何缩进，简单明了，容易操作，只需要管左边对齐就可以了。在这种风格中，所有内容（日期，内部地址，称呼，正文，落款和签名）都从最左边开始。在这种格式当中，*需要缩进的内容是 分条列举的时候，也就是所谓的项目符号，以及比较长的引用。当遇到这样的情况时，是需要用缩进的。遇到这两种情况时整个列举的条目和整个引用都需要缩进成一块，而不是仅仅*行缩进。就像下面这样，引用的部分自己缩成一块。 下面是一个所谓的block style的图片。The modified-block style:或者叫做上一种格式的变体，有人把它叫做一种改良格式，但个人而言并不敢苟同，因为从风格上看这种格式更为复杂，没有看出改良的成分，改良应该是越改越简单才对。 在这种格式当中段落并不缩进。但是，日期，落款和签名是缩进的，——但是这种缩进是从行的中心线开始的。也就是说从中间线开始缩进，有些组织机构使用这种风格，看起来整洁但并不利落。Indented style，富有英国风格的书信格式，这种格式应该是脱胎于传统的英文信件的写法，因为传统上人们写信的时候就会每一段段首留出空格，当然在今天大家都用计算机的时代，我们经常习惯说缩进。在这种格式当中， 日期，落款和签名从中心线开始，这一点与上一种格式一样。但是，这种格式的每段缩进半英寸（厘米），也有资料说要缩进一英寸，个人认为在没有严格要求的前提下，可视情况而定。一般有严格格式要求的信函都会有相应的模板作为参考。下面再引用一个图片，是一齐头式的格式为例 信头，一般这一部分会包含发信人的信息，比如单位，地址，电话，邮件，对于很多单位而言，信头是固定格式的信纸。对于电子邮件而言，这一部分会手打出来。Recipient Address:收信人地址，有时也叫作Inside Address(封内地址)Reference Line:可以理解为参考信息行，在电子邮件中这一行是主题，写在Subject当中。:称呼Body:正文Closure:落款Signature and Title:签名和头衔Enclosure:随信附上的文件，在邮件中叫做附件总有一次遇见，会弥合所有的错过。如果觉得对您有用，请点赞鼓励并请关注我的知乎专栏，我也在同名微信公众号《若愚英塾》探讨常见英语问题，欢迎关注。